Внедрение КЭДО+«Госключ» в Битрикс24 для МК «Манидэй»
МК «Манидэй» — российская компания финансового сектора, работающая с розничными клиентами. Динамично растущий бизнес и часть команды — на удалёнке, поэтому компании критично важно быстро и юридически значимо оформлять кадровые документы онлайн.
Цель проекта
Перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) внутри Битрикс24 с использованием УКЭП через Госключ: убрать бумагу, ускорить подписания и обеспечить полный контроль статусов.Задачи проекта
- Интегрировать КЭДО+Госключ в экосистему Битрикс24.
- Настроить роли и права доступа для HR, руководителей и сотрудников.
- Спроектировать прозрачные маршруты подписания «сотрудник ↔ компания».
- Создать и настроить 10 шаблонов ключевых кадровых документов.
- Реализовать личный кабинет сотрудника для самозапуска и подписания документов.
- Визуализировать процесс в Канбан-доску с контролем сроков, напоминаниями и эскалациями.
- Обеспечить юридическую значимость (УКЭП), журналирование, хранение и поиск.
Решение
- Внедрили модуль КЭДО+Госключ в Битрикс24: теперь уполномоченный сотрудник подписывает кадровые документы от лица компании квалифицированной подписью (УКЭП) без бумаги.
- Настроили канбан-доску в Битрикс24 со статусами: «Черновик → Отправлено сотруднику → Подписано сотрудником → На подписи у компании → Завершено/Отклонено». Подключили уведомления в чат/почту и SLA-контроль сроков.
- Подготовили 10 шаблонов кадровых документов (трудовой контур, заявления, приказы, допсоглашения и др.) с авто подстановкой данных сотрудника.
- Реализовали самообслуживание: в профиле сотрудника доступны шаблоны — выбрать, заполнить, подписать; далее документ автоматически уходит на подпись компании.
- Обеспечили юридическую значимость и прозрачность: протоколы подписей, журнал аудита, единое хранение в Битрикс24 и разграничение прав доступа.
Результат
- Полный отказ от бумаги для кадровых документов: дистанционные подписи с УКЭП для всех сотрудников.
- Скорость и контроль: сроки подписания сократились, статусы видны в реальном времени на канбан-доске, риски просрочек снижены.
- Удобство для HR и сотрудников: запуск документов из профиля, готовые шаблоны, минимум ручной работы.
- Соответствие требованиям и юридическая значимость КЭДО за счёт использования УКЭП и «Госключ».
- Масштабируемая база знаний: 10 стандартизированных шаблонов, единый архив и быстрый поиск — готово к расширению перечня документов и процессов.